Assinatura digital
A Assinatura Digital é uma tecnologia que vem transformando a forma como autenticamos documentos e transações no ambiente digital. Com o aumento do uso de documentos eletrônicos e a necessidade de garantir a segurança e integridade das informações, a assinatura digital surge como uma solução confiável, segura e amplamente adotada em diversos setores.
Antes de disponibilizar um Recibo de Pagamento, Folha de Ponto ou Aviso de Férias para assinatura, será necessário configurar o posicionamento da assinatura no documento, definir o vencimento, além de adicionar observações e lembretes.
O aviso de férias é enviado automaticamente no momento da aprovação das férias, com uma antecedência de 30 dias do início do período. Para que a assinatura digital seja gerada, será necessário aplicar a permissão na tela de configurações.
Diferentemente das férias, a opção "Solicitar Assinatura" para a carteira e a folha de ponto estará disponível no local onde os arquivos são anexados, conforme exemplificado abaixo.
Ao final do processo de inclusão dos documentos e conferência dos arquivos, é hora de enviar as solicitações para os colaboradores. Para isso, basta clicar no botão “Cadastrar”. Após essa ação, os colaboradores receberão o recibo em seu aplicativo, já com a solicitação de assinatura.
O usuário poderá acompanhar o status das assinaturas no portal do Group Pessoas, acessando o menu de Carteira, Folha de Ponto e Férias, ou em detalhes do colaborador, nas seções de Carteira e Folha de Ponto.
Abaixo, apresentamos a visão que o usuário terá do arquivo assinado.
Quando o arquivo for recusado, o usuário também poderá visualizar o motivo da recusa.
No aplicativo, os períodos que tiveram pendência de assinatura digital estão destacados, enquanto os demais períodos aparecem abaixo.
Para realizar a assinatura, o colaborador poderá inserir uma rubrica.
O colaborador também poderá utilizar algumas das opções padrão do sistema.
Ao final do processo, o colaborador poderá baixar o certificado de assinatura e o recibo assinado. Ressaltamos que o recibo assinado também poderá ser visualizado no aplicativo, no menu "Carteira", dentro de cada período.
Sempre que um colaborador concluir o processo de assinatura de um documento, o administrador master do Group Pessoas receberá em seu e-mail a confirmação da assinatura, juntamente com uma cópia do documento assinado e do certificado de conclusão. Lembramos que essa informação também ficará visível no portal, como demonstrado anteriormente.
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